Organization Internal Process Mapping
Organization Internal Process Mapping is een methode om de activiteiten en processen in een organisatie te beschrijven. Het geeft niet-technische mensen visueel inzicht in het interne activiteiten en proces landschap van de organisatie.
Activiteiten en processen
Bij Project Management zijn er van oudsher twee methoden bekend om activiteiten en processen te beschrijven: de Activity-on-Node (AoN) Diagramming en de Activity on Arrow (AoA). Business Internal Process Mapping combineert de twee methoden.
Activity-on-node
De Activity-on-Node Diagramming is een methode om een visuele representatie en schematisch overzicht van activiteiten (of taken) te maken in de Nodes (of boxes). Deze methode gebruikt de Nodes om activiteiten in een organisatie via een logisch netwerk te vertegenwoordigen. De Nodes (boxes) worden verbonden met pijlen om de onderlinge afhankelijkheden te laten zien. Een voorbeeld van een Node (box) is:
In de Nodes worden met name de kritieke activiteiten, de niet-kritieke activiteiten en de zogeheten slack-time (vrije tijdsruimte) aangegeven. In de Nodes kunnen ook aspecten als kosten, waardevermeerdering, benodigde mensen en vaardigheden, kwaliteitseisen, info benodigdheden, etc. worden weergegeven. Al naar gelang wat nuttig en nodig is om de activiteiten en de processen van een organisatie inzichtelijk te maken en goed te begrijpen. Zo’n Activity-on-Node diagram staat daarnaast toe om scenario’s als: “wat als…”, worst case, best case en meest waarschijnlijke scenario’s te maken.
Een Activity-on-Node diagram wordt vooral gebruikt om aan te geven welke activiteiten gereed moeten zijn zodat andere activiteiten kunnen starten. Om een AoN-diagram logisch, overzichtelijk en eenvoudig te houden, is het wellicht met meest effectief om alleen de activiteiten op het kritieke pad weer te geven.
Activity on Arrow
AoA is een methode om activiteiten in een netwerkdiagram te beschrijven. De punten die de activiteiten met elkaar verbinden worden ‘nodes’ genoemd. De activiteiten staan bij Activity on Aroow, op de pijlen dus.
Een voorbeeld van een mini-project met o.a. AoA: in het plaatje is zichtbaar dat activiteiten tegelijk kunnen starten en uiteindelijk bij hetzelfde ‘event’ kunnen eindigen. In de plaatjes is ook te zien dat activiteiten kunnen starten voordat een nevenactiviteit is afgerond.
De Organization Process Mapping procedure
Een Organization Internal Process Mapping is een combinatie van de AoN en de AoA methode om met name het interne organisatie activiteiten en processen helder en overzichtelijk neer te zetten.
Het werkt als volgt:
- Maak een lijst van alle noodzakelijke activiteiten / taken van de organisatie:
- Bepaal de correcte volgorde van deze activiteiten / taken;
- Maak een diagram met Nodes (boxes) en geef via pijlen de onderlinge afhankelijkheden aan.
- Geef op de pijlen aan wat het proces inhoudt, wat en hoe er uitgeruild wordt (financiële middelen, resources, producten, info, … maar ook het Hoe aan, zoals aan- of afleveren, formats, …);
- Zorg dat het diagram eenvoudig en visueel overzichtelijk blijft door bijv. alleen de activiteiten op het kritieke pad op te nemen.
Verbeteringen en innovaties
Welke activiteiten en processen behoeven verbetering dan wel een innovatie? Een vraag die wellicht vele antwoorden zal gaan opleveren, afhankelijk van wie deze beantwoordt. Een voor de hand liggende gids daar naar toe is het beantwoorden van de volgende vragen over de bestaande situatie in de organisatie.
- Welke activiteiten of processen hebben overduidelijk problemen?
- Welke processen vertegenwoordigen hoge kosten of een hoog volume?
- Welke activiteiten of processen vragen significante (persoonlijke) bijsturing of interventies?
- Beslissen de medewerkers zelf, maken ze niet-samenhangende fouten, of passen ze een verkeerd beleid of procedure toe?
- Is er een activiteit, taak, organisatieonderdeel of deel van de business die men wil automatiseren of waar men wil digitaliseren?