Business Case

Een business case is een zakelijke overweging om een investering wel of niet te doen en draait vooral om de kosten-baten analyse.
Een business case kan gekoppeld zijn aan een business plan, een project of een taak. In het eerste geval bevat het de financiële paragraaf van het plan.

Definitie van business case

Een business case is een gestructureerd document met uiteenlopende indeling. In de eenvoudigste vorm bestaat het document uit een advies over het wel of niet investeren meestal op basis van een kosten-baten analyse. Dit staat bekend als het zogenaamde Bierviltje of de Sigarendoos.

Er zijn ook vormen waarbij de baten nog niet in kaart zijn gebracht. Men heeft dan uitsluitend een begroting of raming van kosten en investering gemaakt. Een voorbeeld is een berekening van de Total Cost of Ownership.

In de uitgebreidere vorm besteedt het document bovendien aandacht aan onderwerpen als de uitgangspunten van het project, de beslis-criteria, verwacht rendement, toegevoegde waarde, financiering en risico’s.

Soorten business cases

Business cases kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld. Naast het eerder genoemde verschil tussen het beknopte bierviltje of sigarendoos en de uitgebreide business case zijn er in de praktijk nog meer verschillen.

Kosten besparen vs. Cash genereren

Er zijn business cases waarbij de keuze wordt bepaald door de actie die de meeste euro’s bespaart. In dat geval zijn de baten vaak moeilijk of niet te schatten, is er geen bijdrage aan de omzet of is de winst zelfs negatief. Er zijn ook business cases waarbij de actie harde euro’s oplevert. Vaak is de activiteit dan omzet-gerelateerd. Met de hierbij gegenereerde cash flow kan dan de investering worden terugverdiend.

Strategie vs Operatie

Is de business case een essentieel onderdeel van de strategie Bijvoorbeeld voor een innovatie, investering in R&D, productontwikkeling, marktbewerking, fabriek, enz. Of is het voor een aanschaf van een meer operationele aard, meer in de sfeer van overhead zoals materieel, apparatuur, gebouw, wagenpark, enz.?

Kwantitatief vs Kwalitatief

Er zijn business cases die een kwantitatieve benadering hebben en de toegevoegde waarde voor de organisatie in harde euro’s uitrekenen. Er zijn ook business cases die een meer kwalitatieve benadering hebben en het nut van de investering beredeneren met argumenten.

Wanneer stel je een business case op?

Het liefst zo vroeg mogelijk. En het hoeft niet meteen een gedetailleerd document te zijn. Het in een conceptfase opstellen van een business case schept duidelijkheid voor de betrokkenen.

Het meest voor de hand liggende moment voor een business case is vlak voorafgaand aan de beslissing om een project te starten. In dat stadium biedt de business case een advies over de investering en soms ook al een Plan van Aanpak voor het project dat dit moet gaan oppakken.

Een business case helpt bij het formuleren van de doelen en doelstellingen, bij de analyse van relevante aspecten, het brengt structuur aan en biedt een praatstuk voor anderen om op te schieten. Zelfs wanneer het document slechts nog ten dele gereed is…

Het document genereert geheid een discussie over vragen als: “Moeten we hier wel tijd en geld in steken om zaken verder uit te zoeken?” “Wat willen we eigenlijk precies?” “En, willen we allemaal wel hetzelfde?”

Bijwerken business case

Vaak blijft het bij een eerste document. Maar het bijwerken of zelfs uitbreiden van een business case tijdens het project heeft zeker nut. Zitten we nog op koers? Kloppen de aannames en vooronderstellingen nog? Zijn de omstandigheden intussen niet veranderd? De kosten worden overschreden en de baten vallen tegen, wat nu? Doorgaan of stoppen?

Eigenlijk is de business case dus een levend document dat meerdere auteurs kan hebben die het in de opeenvolgende fases bewerken.