Family Business / Het familieforum
Paul Buysse en Jozef Lievens
Uitgave van het Instituut voor het Familiebedrijf.
Familiebedrijven
Het is aangewezen in bepaalde familiebedrijven een familieforum, soms ook familieraad genoemd, te organiseren.
Het familieforum dient als platform voor communicatie, informatie en in voorkomend geval consultatie in verband met het familiebedrijf.
Dit zal onder meer het geval zijn als:
▖het aandelenbezit in handen is van meerdere familieleden of meerdere staken uit de familie;
▖binnen één staak meerdere generaties in uiteenlopende rollen bij het bedrijf zijn betrokken (al dan niet werkzaam in de onderneming, al dan niet aandeelhouder).
Het is raadzaam goed af te spreken en vast te leggen:
▖wie gerechtigd is deel uit te maken van het familieforum;
▖op welke wijze de voorzitter wordt aangewezen;
▖welke onderwerpen er besproken worden;
▖welke bevoegdheid het orgaan heeft inzake gewichtige beslissingen.
Het valt te overwegen bij het opstarten van het familieforum gebruik te maken van een externe bemiddelaar.
Het familiaal charter
Het verdient aanbeveling dat de familie in een familiaal charter haar eigenaarsvisie vastlegt. Dit is de uitdrukking van de fundamentele overtuigingen en verwachtingen van de familie met betrekking tot het familiebedrijf, onder meer op het vlak van waarden en cultuur, essentiële elementen van het bedrijfsbeleid, haar bereidheid risico’s te nemen en haar betrokkenheid bij de onderneming en het aanwezige ‘kapitaal’.
Spelregels
Daarnaast verdient het aanbeveling dat de familie in het familiaal charter een aantal spelregels vastlegt waaraan de familieleden zich kunnen houden.
Zo valt het aan te bevelen afspraken vast te leggen met betrekking tot:
▖de familiale normen en waarden en de eigenaarsvisie;
▖de eigendom van het familiebedrijf;
▖de financiële doelstellingen van de familie;
▖de carrières in het familiebedrijf;
▖de vergoedingen toekomend aan in het familiebedrijf werkzame familieleden;
▖de rol van echtgenoten/partners van familieleden ten aanzien van het familiebedrijf;
▖de governance van het familiebedrijf;
▖de familiale governance;
▖de leiding van het familiebedrijf;
▖de rol van niet-familieleden in het familiebedrijf;
▖de interacties en communicatie;
▖de conflictregelingen en bemiddeling;
▖de vorming van familieleden;
▖de filantropie, sponsoring, SDG-bijdragen, locale PR, etc.
Overleg met de aandeelhouders
Een professioneel bestuurd familiebedrijf heeft baat bij duidelijkheid over de aanwezige ruimte om de ondernemingsstrategie te ontwikkelen en te realiseren. Dat vereist van familie en aandeelhouders duidelijkheid en communicatie omtrent hun eigenaarsvisie.
De Raad van Bestuur en het management moeten gericht actie ondernemen om de betrokkenheid van alle aandeelhouders bij de onderneming te bevorderen. Dit kan onder andere gebeuren door ten minste 2-3 maal per jaar een overleg tussen aandeelhouders, de Raad van Bestuur en het management te houden. Het is aangewezen dit in ieder geval te doen indien zich in de nabije toekomst belangrijke ontwikkelingen aftekenen, bijvoorbeeld een strategische heroriëntatie, een grote overname, verkoop van bedrijfsonderdelen of bedrijfsoverdracht.
De opvolging
Het tijdig aan de orde stellen, goed voorbereiden en zorgvuldig begeleiden van de opvolging is één van de meest cruciale processen in het familiebedrijf.
Dit proces moet professioneel worden aangepakt, met het belang van het familiebedrijf als doorslaggevend referentiekader. Een gedegen opvolgingsstappenplan is daarbij essentieel.
Het verdient aanbeveling de regie van het proces in handen te leggen van de Raad van Bestuur en in het bijzonder van de voorzitter daarvan. Het is raadzaam de Raad van Bestuur een zwaarwegende adviesrol toe te kennen bij de beoordeling van opvolgingskandidaten.
Veel zorg moet daarbij worden besteed aan het verzekeren van een stevig draagvlak voor de opvolger in de brede familiekring. De benoeming van de opvolger dient bij voorkeur de unanieme instemming te hebben van de aandeelhouders.
Regeling van conflicten
Conflicten tussen familieleden moeten niet worden toegedekt, maar open worden besproken. Slepende conflicten moeten met bekwame spoed tot een oplossing worden gebracht. Een gezaghebbende leider binnen de familie kan soms een oplossing bewerkstelligen. Ook een externe voorzitter van de Raad van Bestuur, die gezag heeft en het vertrouwen van de partijen geniet, kan behulpzaam zijn.
Zo nodig kan een beroep worden gedaan op een professionele bemiddelaar. Het is dan aangewezen vooraf potentiële conflictbronnen in kaart te brengen en contractueel of statutair voorzieningen te treffen die een snelle ontknoping mogelijk maken.