Effecten Arena
Met de Effecten-Arena krijg je de hoofdingrediënten van een (maatschappelijk) project met een organisatie-interventie helder voor ogen. Dat zijn in volgorde:: activiteiten, effecten, investeerders en incasseerders. In dialoog analyseren en verbinden betrokkenen deze basisinformatie.
(bron: https://instrumentwijzer.nl/effectenarena)
Werkwijze
In groepjes van 5 tot 7 betrokkenen wordt de Effecten Arena ingevuld. Daarbij gaat het vooral om het gesprek dat ontstaat. Om de afstemming van verwachtingen tussen de betrokken partijen of de gezamenlijke definitie van wanneer het project succesvol is.
De Effecten Arena brengt vier ingrediënten met elkaar in verband:
- de activiteiten: welke activiteiten worden ondernomen en wat is het tastbare en telbare resultaat daarvan (output en outcome)?
- de investeerders: welke partijen leveren bijdragen die nodig zijn voor deze activiteiten?
- de maatschappelijke effecten: welke meerwaarde is er voor de regio / land en voor de individuele omwonenden / klanten / stakeholders?
- de incasseerders: welke partijen hebben voordeel van deze effecten?
Toelichting gebruik
- Nodig de juiste mensen uit. Meedenkers, maar ook tegendenkers. Een Effecten Arena werkt het best met een groep van 5 tot 7 mensen. Met minder wordt het gesprek te mager; met meer is men niet meer betrokken.
- Zorg dat een groepje ook dicht om de Effecten Arena zit, aan een niet te grote tafel.
- Print een Effecten Arena op groot formaat uit: A1. Op goed beschrijfbaar papier (niet te ‘glossy’) en bij voorkeur in kleur. Neem voor een nettere of complexe uitwerking een professionele vormgever in de arm.
- Zorg dat er ook echt getekend wordt op de Effecten Arena, schrijf deze gerust vol, gebruik de witruimte. Iedereen moet het kunnen zien en kunnen aanwijzen.
Rol begeleider / voorzitter
- Bewaak de kwaliteit van inhoudelijke redeneringen (“als ik je goed begrijp, zeg je …”)
- Bewaak het proces / de voortgang / tijd (“nu moeten we even naar dit onderwerp…”)
- Wakker het onderlinge gesprek onderling aan (“maar zij zei net…”) en reik inhoud aan (“bij andere projecten zie ik wel eens…”).
- Houd de groep aan de volgorde in de stappen. Begin bij 1, dan 2, enz.. Na verloop kan men wel teruggrijpen op een eerdere stap en bijv. nog een activiteit aanvullen.
- Wees heel alert op de waardevolle (maar ook de ‘negatieve’) informatie en wat men zegt ‘tussen de regels’ door en laat die noteren. Bijv. in een tekstballonnetje in de witruimte. Ook als het eventjes niet helemaal bij de stap hoort.
- Voorkom wollige beleidstaal of politiek / sociaal-wenselijk taalgebruik. Vraag door, maak het zo concreet en ‘grijpbaar’ mogelijk.
Gebruik
Voorbeelden van gebruik Effecten Arena:
- Voor een goede Start-up van een project;
- Bij het opstellen van een Project Plan;
- Voor een (tussentijdse) Evaluatie van een samenwerkingsverband;
- Als opstap naar andere instrumenten (bijv. auditing of monitoring).
Stappen
Stap 0. Vooraf
– Kort kennismaken + doel bijeenkomst vaststellen;
– Wijs een voorzitter aan;
– Wijs een ‘scribent’ aan (intekenaar);
– Vul een werktitel in (boven vak Activiteiten).
Stap 1. Activiteiten
– Beschrijf de activiteiten: wat moet er gedaan worden? Tip: gebruik steeds een werkwoord en een zelfstandig naamwoord.
– Zorg voor een compleet en helder beeld, maar creëer ook weer niet een hele waslijst.
– Zoek het juiste midden in gedetailleerdheid.
– Probeer het in een tijdsvolgorde op te schrijven.
Bij veel projecten is er een onderscheid te maken in:
– voorbereidende activiteiten;
– uitvoerende activiteiten;
– ondersteunende activiteiten.
Soms is de wijze van uitvoering bepalend voor hoe deze activiteiten uitgevoerd moeten worden, willen ze het gewenste effect sorteren.
Dit zegt iets over houding en gedrag, de professie, competenties, de manier van werken.
Bijvoorbeeld: kwaliteit hoog in het vaandel hebben, duurzaam opereren, betrouwbaar en vasthoudend zijn, praktische drempels wegnemen, zichtbaar aanwezig zijn de regio.
Stap 2. Investeerders / incasseerders
– Zet de namen van de investeerders / incasseerders in een vak.
– Zorg voor een benoeming van de soort investering / incassering.
– Eventueel toelichten in een tekstballon.
– De definitie van investeringen (en incasseringen) is niet streng; dat kan de groep zelf bepalen. Soms is het economisch of financieel, soms de inzet van tijd, kennis of materiaal / materieel, soms morele support of invloed uitoefenend (influencers, politici).
– Zorg voor het trekken van lijnen tussen investeerders en activiteiten. Dat kan op hoofdniveau, bijv. een lijn naar een individuele of naar het totaal van activiteiten.
NB: aparte categorie: Uitvoerders, i.c. de organisatie die het echte werk verricht. Veelal worden ze daarvoor betaald / vergoed en investeren ze dus niet werkelijk. Het is raadzaam om deze toch wel even te benoemen en er duidelijk Uitvoerder bij te zetten.
Stap 3. Effecten
– Een effect wordt gedefinieerd als de verandering die merkbaar / zichtbaar is in de situatie (van mensen) als gevolg van de interventie.
– Laat deelnemers de effectgroepen en voorgedrukte effecten tot zich nemen. En laat ze dan zoveel mogelijk in eigen woorden een effect benoemen. Kort, in een paar woorden. Dat is soms even zoeken naar de juiste term. Ter inspiratie, zie https://instrumentwijzer.nl/effectenarena met overzicht uit ‘Wat Werkt in de Wijk’ voor tamelijk uitputtende lijst met mogelijke effecten.
– Een effect is altijd: ’er’ beter van worden, minder …, lagere …, etc. Noteer dat bijvoeglijk naamwoord ook.
– Negatieve effecten kunnen er ook zeker zijn: deze expliciet aangeven (bijv. in rood of met -/-).
Een effect kan via twee wegen ontstaan:
– Rechtstreeks vanuit de Activiteiten (trek een pijl van het rondje bij activiteiten naar het effect)
– Als gevolg van een andere effect (trek een pijl aan de rechterkant van de effectenkolom van het ene naar het andere effect)
– Wees secuur bij het trekken van de pijlen: deze verbeelden de zo belangrijke veranderingstheorie. Geen effect zonder pijl!
– Is er twijfel over een effect, trek dan een stippellijn.
Vraag door als mensen zich veiliger voelen, of als er meer sociale cohesie is ontstaan. Dat helpt om de argumentatie expliciet te maken en daarmee bespreekbaar:
– Wat gebeurt er vervolgens?
– Wat verandert er dan verder nog in de regio, bij omwonenden?
– Welke vervolgeffecten zijn er mogelijk?
NB: organisatorische effecten is een aparte groep. Formeel geen maatschappelijk effect, maar wel degelijk relevant en daarom apart benoemd.
Stap 4. Incasseerders
– Incassering is de doorvertaling van een effect. Welk voordeel heeft een partij bij een bepaald effect? Niet elk effect vertaalt zich evenwel in een incassering.
– Trek lijnen van effecten naar de incasseerders.
– Zie en volg verder stap 2, maar nu voor Incasseerders
Stap 5. Aanvullende vragen
– Benoem de top 3-5 hoofdeffecten Welke effecten zijn nu echt van belang?
– Hoe maak je deze hoofdeffecten zichtbaar en meetbaar? Anders gezegd, waaraan zíe of ervaar je het succes van het project? Wat verandert er in de organisatie, bij mensen in de regio of in de maatschappij?
– De ultieme reflectievraag: wegen de investeringen (1) nu op tegen de effecten (3) + incasseringen (4)?
Bijzonderheden
Een ingevulde Effecten Arena beschrijft de verwachtingen en de beelden van betrokkenen.
Dat is bijzonder waardevol omdat die in de praktijk vaak te beperkt gedeeld worden.
