Ook al roepen verandermanagers nog zo hard dat je het geheel anders moet zien. Dat het er niet bij komt, maar al in de kern van je werk zit. Iets anders, iets nieuws komt er altijd bij. Iets veranderen vraagt echt altijd om aandacht en dus tijd. Wat bij veranderingen in de regel onderbelicht blijft, is dat wat er dan niet meer gebeurt. Waar je mee gaat stoppen. Een nieuwe werkwijze invoeren vraagt ook om ruimte en gelegenheid om te kunnen veranderen. Het is onderdeel van de verandering. Om gezonder te leven haal je niet alleen extra appels, wortels en komkommers in huis, je zorgt er ook voor dat de voorraad chips, dropjes en Mars uit de kast verdwijnt.
Stoppen
Blijkbaar vinden we stoppen en opruimen een stuk lastiger dan nieuwe dingen beginnen. Dus, hoe doe je dat, goed opruimen? Daarvoor kun je te rade gaan bij de opruim-goeroe Marie Kondo. De Japanse dame die van het meest on-sexy onderwerp opruimen een hitserie op Netflix wist te maken. De zes basisregels van haar methode zijn:
- Committeer jezelf om op te ruimen;
- Stel je je ideale levensstijl voor;
- Begin eerst met het opruimen en weggooien, dan pas met inrichten;
- Sorteer netjes op categorie bij het opruimen;
- Volg de juiste volgorde;
- Vraag jezelf bij elk item af of je blij wordt of juist niet.
Deze regels hebben menig leven veranderd als je de Netflix-serie mag geloven. En je kunt alle zes regels zo toepassen op organisatieveranderingen. Een kleine toelichting laat zien hoe sexy opruimen bij organisaties kan zijn.
Sexy opruimen
Bepaal een duidelijk Gewenste Uitkomst, of fris die – als die gewenste uitkomst er al is – nog eens goed op (Marie Kondo regel 2). Breng een groep mensen uit de organisatie bij elkaar. Collega’s die goed zijn in “hupsakee, weg ermee”, maar ook mensen die, als het nodig is, even op de rem kunnen trappen. Mensen dus die kunnen beslissen over wat weg mag, maar ook mensen die dagelijks te maken hebben met hoe de besluiten van hogerhand uitwerken in de praktijk. En een paar notoire klagers, zwartkijkers en dwarsdenkers. Benoem met deze groep waar je naar toe wil werken. Met hoofd, hart en handen, een beetje BHAG dus… Het moet immers wel uitdagend, slim bekeken en praktisch uitvoerbaar zijn om alles – wat correct en OK voelt om te stoppen – ook op te ruimen.
Hoe ziet bijvoorbeeld het Zelfstandig Sturen van Teams of het Integraal Managen eruit als je dat als team echt aan het doen bent? Zet met elkaar de klok een twee jaar vooruit en beschrijf hoe de wereld er dan uitziet. Er van uitgaande dat je dan hebt bereikt wat de organisatie zou willen bereiken. Dat geeft een ijkpunt voor alles wat daarna te overwegen en op te ruimen valt. Om te kunnen bepalen wat dus niet meer passend is en daarom weg mag. Het ijkpunt dient ook om goed voor de ogen te houden waarvoor je aan het opruimen bent, met name op die momenten dat dit niet van harte en vanzelf gaat. Een beetje “oempff” mag de gewenste uitkomst best wel hebben. Je moet er als groep zin in krijgen, al is het misschien met wat licht knikkende knieën en de nodige buikkrampen.
Opnieuw inrichten
Begin met het schrappen en ga dan pas opnieuw inrichten (Marie Kondo regel 3). Jouw muren een nieuw behang geven is een stuk aantrekkelijker dan oude lagen behang er zorgvuldig afkrabben. Maar het wordt een stuk mooier als je wel eerst die oude zooi eraf haalt. Zo is het ook met opruimen. Noteer alles wat je in de organisatie hebt op post-its. Je mag die nieuw-behangen muren weer gebruiken door ze vol post-its te plakken met alles wat er, per categorie, in de organisatie aanwezig is. Alle projecten, alle processen, alle regels en procedures, alle vergaderingen, al het meubilair en apparatuur, etc. Om ze daarna te sorteren naar wat weggaat, wat je wil behouden en wat je eventueel moet houden, maar dan wel aangepast. En dan gezamenlijk aan de slag met het resultaat…
Een schot voor de boeg? Eerst die oude handboeken en dossiers, waar niemand meer in kijkt, wegdoen. Wellicht driekwart van de vergaderingen schrappen. Of schaf – zoals bijvoorbeeld Achmea deed – het hele beoordelingsgesprek af omdat het niets toevoegt. Zo ben je niet alleen ruimte aan het maken voor wat je anders wilt gaan doen, maar ook al aan het veranderen door je ten gronde te realiseren wat je niet meer doet. Vraag je bij alles wat je onderhanden neemt af: “Krijgen we hier energie van of kost het energie?”. Marie Kondo stelt bij ieder item ook de vraag: “Does it spark joy?” (Marie Kondo regel 6)
Verandertrajecten
Bij een verandertraject is de vraag: “Helpt dit ons om ons veranderdoel te bereiken?” Omdat een doel nu eenmaal niet altijd plezierig is. Ook al zou dat soms best iets meer mogen. Er horen nu eenmaal dingen bij waar je misschien niet meteen van gaat springen van plezier, maar die nu eenmaal gewoon moeten. Soms moet je gewoon door de zure appel heen bijten. De boekhouding – en met name de BTW aangifte – doen moet nu eenmaal, anders steekt de belastingdienst snel een stokje voor alles wat de organisatie doet. Of je daar nu blij van wordt of niet.
Maar vraag je wel iedere keer af of iets écht weg moet. Bewaar evenwel geen dingen vanuit sentiment of uit angst. Zoals de opa van een vriend die echt alles bewaarde. Op zijn stampvolle zolder bewaarde hij kranten, keurig samengeboden en netjes gelabeld met: “kranten voor onder de trui als het te koud wordt op de fiets of de brommer”.
Gezonde gewoontes
Zo, alles is opgeruimd en we kunnen gauw nieuwe plannen maken. Ja, natuurlijk. Maar laat je niet verleiden om alle ruimtes te vullen, alleen omdat het kan. Toch weer die handige planningstool – die bij andere organisaties goed lijkt te werken – weer installeren. Toch weer dat leuke innovatieve IT-projectje opstarten, en die oude, versleten leren Chesterfield banken hadden toch wel wat …
De gehele situatie vraagt om een sterke discipline, om gezonde gewoontes te ontwikkelen. Af en toe gerichte start-stop sessies inbouwen om als groep weer even stil te staan bij wat er allemaal aanwezig is. Bij alles wat je opnieuw start of aanschaft, goed de vraag stellen wat je dit gaat opleveren en kosten. En wat een niet-doen je oplevert en kost…
