Essentieel voor het slagen van onderhandelingen is een relatief goede verstandhouding. Scheid daarbij altijd persoon en probleem. Wees positief en informeer naar de belangen. Door de ander positief te bejegenen én stevig voor de eigen belangen op te komen, creëer je een situatie waarbij de ander vroeger of later tot coöperatie geneigd zal zijn.
Aandachtspunten onderhandelen
Iedere onderhandeling gaat in wezen over twee domeinen:
– de conflicterende belangen
– het doel en de spelregels van de onderhandeling.
Het gaat erom de juiste spelregels in te voeren en op te volgen.
Visie en methode
De Harvard methode heeft als visie dat een duurzame en redelijke overeenkomst – die de verschillende en tegenstrijdige belangen optimaal verenigt én de onderlinge relatie ontwikkelingsperspectief biedt – een effectief en efficiënt proces is.
Als methode wordt ervoor gekozen om de tegenstander tot een partner te maken met wie het gemeenschappelijke probleem samen kan worden opgelost. Het houdt in dat je hard en helder bent in het zakelijke, doch zacht en wijs in het menselijke. Ergo, nóch hard doordrukken ten koste van de relatie, nóch toegeven omwille van de relatie.
Geef de mensen de juiste aandacht
Essentieel voor het slagen van onderhandelingen is een relatief goede verstandhouding. Daarom probeer de persoonlijke confrontaties en emotionele escalaties te vermijden. Blijf je bewust van jouw doel en kijk vooruit. Veel onenigheid heeft wel een reden (uit het verleden), maar geen doel voor de toekomst.
Scheid altijd de persoon van het probleem. Wees positief. Informeer naar de belangen van de ander. Houd ook rekening met hun achterban. Geef hun emoties de ruimte die nodig is, zonder er zelf emotioneel op te reageren.
Door de ander positief te bejegenen én stevig voor jouw eigen belangen op te komen, creëer je een cognitieve dissonantie waardoor de ander vroeger of later tot coöperatie geneigd zal zijn.
Geef aan de andere kant ook een krachtige en levendige beschrijving van jouw belangen. En hou daarbij het doel – er samen willen uitkomen – voor ogen door bij de zakelijke kant te blijven en niet in de emoties te schieten.
Richt je op belangen, niet op posities
Meestal wordt over posities onderhandeld. Mensen hebben de neiging om zich daarop in te graven en het op een gevecht – op basis van power en wilskracht – aan te laten komen. Achter posities gaan echter belangen schuil, onuitgesproken en onbewust, soms ook ongrijpbaar en inconsistent.
Probeer er helderheid in te brengen. Voor bepaalde belangen zijn meerdere posities – en dus oplossingen – mogelijk. Dat schept onderhandelingsruimte. Soms komen er geen tegenstrijdige, maar juist verschillende belangen naar voren, die gemakkelijk te verenigen zijn. Je word je zo ook bewust van gemeenschappelijke belangen.
Zoek naar verschillende opties
Een goede overeenkomst levert meer op dan het rekenkundige gemiddelde van twee posities. De voorstelling dat een bepaalde taart verdeeld moet worden, werkt belemmerend. Probeer veeleer de taart groter te maken. Daarvoor is een stuk creativiteit nodig.
Om deze de ruimte te kunnen geven, moet je het bedenken ervan en het beslissen erover duidelijk van elkaar scheiden. Het is soms ook zinvol en doelmatig om er andere partijen bij te betrekken. Zij kunnen met waardevolle en soms onverwachte ideeën komen.
Zoek naar wederzijds voordeel en probeer de verschillende belangen te vervlechten. Stel gemeenschappelijke belangen centraal.
Oriënteer je aan objectieve maatstaven
Ga samen op zoek naar een redelijke, concrete en praktische opties en voor beide partijen aanvaardbare oplossing. Probeer het samen eens te worden over objectieve en rechtvaardige maatstaven, criteria en normen, waaraan je de voorstellen wilt toetsen. Gebruik daarbij principes en geen pressie-middelen.
Maak beslissen makkelijk.
Werk samen de overeenkomst uit. Als je de ander daar bij betrekt, is deze eerder geneigd de overeenkomst te accepteren. Nodig uit tot commentaar en kritiek op jouw voorstellen en verwerk deze. Let daarbij wel op alle belangen en vermijd absoluut een gezichtsverlies van de ander.
Wees concreet in jouw voorstellen. De ander wil natuurlijk precies weten waarop een JA gezegd gaat worden. Vraag de ander – bij voorkeur, maar alleen indien dat mogelijk is – om advies hoe jij het voorstel tegenover jouw achterban zou kunnen verdedigen.
Ga niet kunstmatig of gespannen onderhandelingsruimte inbouwen. Als je een paard wilt laten drinken, helpt het niet om het hoofd naar beneden te duwen. Het moet zelf gaan en willen drinken. Ga ook niet dreigen met wat je anders zou kunnen doen, maar ga – zo nodig – wel waarschuwen wat er zou kunnen gebeuren. Houd daarbij jouw beste alternatief zonder overeenkomst (BAZO) in de gaten. Wees je ook bewust van de BAZO van de ander. Bouw een gouden brug terwijl je er samen over heen loopt…
Voorbereiding
Bij iedere onderhandeling is een goede voorbereiding essentieel. Trek er even veel tijd voor uit als voor de onderhandeling zelf en reflecteer op:
– Wat zijn mijn en hun belangen?
– Wat zijn mogelijke opties voor een overeenkomst?
– Wat zijn objectieve en aanvaardbare normen?
– Wat zijn mijn en hun BAZO?
– Wat wil ik minimaal bereiken?
Het proces – en een mogelijke samenwerking tijdens de onderhandelingen – kan worden belemmerd door de volgende struikelblokken en hindernissen:
– hun emoties en jouw emotionele reacties
– hun vijandelijke houding en wantrouwige reserves
– hun aanvallen en trucages
– hun macht en overredingskracht.
Meespelen en tegenspel
- Hun emoties en jouw emotionele reacties kunnen het proces ernstig belemmeren. Ga naar het ‘balkon’ en neem afstand van jouw impulsen en opspelende gevoelens. Blijf gefocust op het doel, je wilt er samen uitkomen.
- Hun vijandelijke houding en wantrouwige reserves kunnen gaan aanvoelen als een lopen op drijfzand. Wissel van positie en ga – in gedachten en misschien wel fysiek-concreet – naast de ander staan. Positioneer je bewust naast de ander en maak de ander duidelijk dat je er op-en-top op uit bent de ander te begrijpen. Schep de juiste atmosfeer en ruimte om te bewegen. Ontwapen de ander door fysieke en symbolische gebaren. Wees daarin consequent..
- Hun aanvallen en trucages kunnen jou van slag doen raken. Plaats dan alles in het kader van een samenwerking. Benoem de aanvallen en de trucs en stel ze ter discussie. Gebruik stiltes, die kunnen zeer effectief zijn. Ontkracht de aanvallen en trucs door ze positief te interpreteren en te reframen. Ga het spel van de tegenstander niet meespelen, maar biedt tegenspel en samen-spel.
- Gebruikt de ander zijn/haar macht om te winnen, zet daar dan jouw kracht tegenover en zet jouw kracht op een positief-creatieve manier in. Gebruik bijvoorbeeld humor of story telling, dat werkt meestal ontwapenend.
Kortom
Kortom, blijf zorgen voor een goede relatie, begrijp de belangen van de ander zodat je er op in te kunt spelen, refereer aan legitieme maatstaven, ontwikkel een goed BAZO en maak een duidelijk en concreet aanbod.
