Wie grote projecten wil (laten) uitvoeren, ontkomt er niet aan: aanbesteden. Aan aanbesteden kleeft vooral het imago van gedoe en overheerst de angst om fouten te maken. Een stijgend percentage van de tenders loopt uit op een totale mislukking.
Vrees
Vrees voor hoge risico’s, tender-kosten en lage winstkansen maken bouwers kieskeurig. Budgetten zijn vaak te laag, marges bitter laag, risico’s te hoog en procedures kennen fouten en rammelen.
Wie is gedupeerd bij een falende aanbesteding? Eigenlijk zijn er alleen maar verliezers. De opdrachtgever kan niet bogen op de aanbesteding van een gepland project, en de inschrijvers blijven achter met lege handen en een katterig gevoel.
Mislukte aanbestedingen
Grosso modo zijn er vier oorzaken waarom projecten niet worden gegund. Het vaakst komt voor dat een procedurefout wordt ontdekt, bijvoorbeeld door onrechtmatige eisen, achterhaalde of foutief ingevoerde gegevens en gunningscriteria die niet meer kunnen worden aangepast.
Veel meer verwijtbaar is het afbreken van een aanbesteding omdat de opdrachtgever pas na de aankondiging tot het voortschrijdend inzicht is gekomen dat de tender niet rechtmatig en doelmatig is georganiseerd. De aanbesteding is gewoon slecht voorbereid.
Het kan ook zo zijn dat de reacties uit de markt tegenvallen. Bijvoorbeeld als het budget – ondanks goede voorbereiding – veel te laag blijkt te zijn in vergelijking tot de neergelegde offertes. Of wanneer zich maar één inschrijver meldt. In het laatste geval mag een opdrachtgever natuurlijk gunnen, maar dan is de concurrentie wel ver te zoeken. Tot slot kunnen ook onverwachte politieke of economische ontwikkelingen de oorzaak zijn om niet te gunnen. Denk bijvoorbeeld aan de Marinierskazerne in Vlissingen.
Er zullen altijd aanbestedingen mislukken. Simpelweg omdat niet elke opdrachtgever even professioneel te werk gaat, risico’s onderschat en mogelijk oplopende bouwkosten genegeerd worden en omdat fouten in de procedures relatief vaak voorkomen.
Waar zitten de meeste mislukte aanbestedingen?
De trend tekent zich ‘bouw’-breed af. Het gaat het snelste mis bij aanbestedingen met relatief grote risico’s, hoge tender-kosten en een te laag plafondbedrag. De problemen bij de ICT projecten bij de overheid, bij de automatiseringsprojecten bij instellingen en gemeenten, maar ook bij de Zuidasdok, bij Knooppunt Hoevelaken en bij de Twentekanalen zijn daar sprekende voorbeelden van. Aannemers trokken bij de laatste bouwprojecten aan de bel en dreigden weg te lopen als de projecten niet drastisch werden ‘herijkt’.
Ook de conjunctuur speelt een rol. Bij lage conjunctuur zijn bouwers geneigd meer risico te nemen om de portefeuille maar enigszins gevuld te krijgen en goede krachten aan het werk te houden.
Duikgedrag
Opdrachtgevers, die anticiperen op duikgedrag in de markt of die steken laten vallen, lopen de grootste kans op een zeperd. De trend werd bij scholen voor het eerst zichtbaar in het najaar van 2017. Daar bleek bij zo’n 90 procent van de tenders de inschrijfprijs van de bouwers en raming van de opdrachtgever mijlenver uit elkaar te liggen. Scholen zijn extra lastig door hun lage ‘crisisbudgetten’, de karige VNG-norm en de extra eisen aan ‘gezonde scholen’. In allerijl is daarop de VNG-norm bijgesteld en letten schoolbesturen en gemeenten extra op de haalbaarheid van de projecten en budgetten.
Opdrachtgevers worden actief!
Er is een strategie die de Efteling al jaren volgt: bouwteams! De bouwteams zijn inmiddels bezig met een heuse opmars. Ter stimulatie daarvan in de bouw is er een standaard-contract opgesteld, gratis beschikbaar bij Cobouw en Bouwend Nederland.
In Amsterdam en Zwolle gooien ze het over een andere boeg door aannemers te lokken met een gegarandeerde marge van 14 procent en een tender die 100 procent selecteert op kwaliteit. Ook die strategie lijkt succesvol.
Het tij keert…
Het tij lijkt zich te keren. Opdrachtgevers zijn zich gaandeweg meer bewust van hun verantwoordelijkheden bij aanbestedingen. Zowel bij IT/ICT projecten als bij de grote bouw- en infrastructurele projecten. Genoemde ‘oplossingen’ in de vorm van bouwteams, gegarandeerde marges en een selectie op kwaliteit lijken hun vruchten af te werpen.
