+31(0) 6 53 24 78 44 info@denhoed-co.nl
Supervoorspellers

Supervoorspellers

Politicoloog Philip Tetlock doet al dertig jaar onderzoek naar voorspellen. Onze wereld, stelt hij, hangt aan elkaar van voorspellingen. Het leuke van voorspellingen is dat je kunt testen of ze kloppen.

Experts

Dat is wat Tetlock deed met de voorspellingen van experts die voorspellen als dagelijks werk hadden. Jarenlang nam hij vragenlijsten af met vragen over van alles en nog wat. Hij publiceerde in 2005 de conclusies in zijn boek Expert Political Judgement.

Hij had iets verbijsterends gevonden, namelijk dat de gemiddelde expert net zo goed voorspelt als een chimpansee die dartpijltjes gooit. Die gooit bijna altijd mis, maar raakt soms per toeval de roos. Met andere woorden, die experts hadden net zo goed een muntje kunnen opgooien…

Daarbij kwam ook nog eens dat hoe vaker iemand in de media te zien was, des te slechter de voorspellingen. De talking heads van deze wereld als dartende chimpansees. Het is niet verrassend dat de media smulden van Tetlock’s onderzoek.

Vossen en egels

Maar één ding zagen de media over het hoofd en dat was dat in het onderzoek er een klein groepje was, dat beter voorspelde dan de chimpansee. Eén ding verenigde deze goede voorspellers en dat was twijfel. Ze waren – in de woorden van Tetlock – “vossen, geen egels”. Dat was een verwijzing naar een meer dan 2.600 jaar oud Grieks gedicht van Archilochus. “De vos weet veel dingen, maar de egel weet één groot ding”.

Egels twijfelen niet. Ze hebben één groot idee en uit dat idee volgen lekkere, ongenuanceerde uitspraken over de toekomst. Het maakt wel leuke tv, maar slechte voorspellingen. Vossen daarentegen twijfelen wel. Aan de wereld, die vol zit met onzekerheden, en ook aan zichzelf. Ze laten zich niet leiden door bepaalde starre ideeën over hoe de wereld zou moeten zijn, maar kijken naar gegevens en data die helpen te begrijpen hoe de wereld in elkaar steekt. Vossen doen het niet zo lekker op tv, maar ze zijn beter in voorspellen.

Supervoorspellers

Tetlock besloot om mee te doen aan de grootste voorspel-competitie ooit, georganiseerd door de Amerikaanse veiligheidsdienst. Met een team van vrijwilligers, allemaal van het type vos. In het eerste jaar van de competitie bleek al dat Tetlock’s team het veel beter deed dan de andere teams. Vier jaar lang, vijfhonderd vragen en meer dan een miljoen voorspellingen later, was het zeker. Zijn beste deelnemers hadden het zelfs vaker bij het rechte eind dan veiligheidsambtenaren die toegang hadden tot vertrouwelijke informatie.

Deze supervoorspellers waren niet per sé superslim, ook hadden ze lang niet altijd veel verstand van de onderwerpen die langskwamen. Hun banen hadden vaak ook weinig met voorspellen te maken. Er zat een filmmaker, een stijldanser en een computerprogrammeur bij. “Het gaat niet echt om wie ze zijn, maar om wat ze doen”, zegt Tetlock in het boek Supervoorspellers dat hij met journalist Dan Gardner schreef.

Hoe denken vossen?

Maar hoe denken die vossen dan? Kunnen we daar iets van leren? Deze vijf stappen helpen je op weg.

1. Wees je bewust van je eigen vooroordelen

We zijn geen neutrale informatieverwerkingssystemen. Sommig nieuws maakt ons blij, ander nieuws maakt ons bang. Dat ene feitje willen we maar al te graag geloven, terwijl we andere feiten het liefst meteen terzijde schuiven.

De eerste vraag die je jezelf moet stellen bij een bericht is dan ook: wat ervaar of voel ik hierbij? Neem bijvoorbeeld het bericht dat e-sigaretten gevaarlijke bijwerkingen hebben. Waarschijnlijk heb je hier direct een reactie op. Dit gebeurt in wat in het Human Design system instinctief / intuïtief wordt genoemd.

Mensen interpreteren informatie meer neutraal – meer rationeel – als het gaat om iets simpels als tandpasta of schoensmeer. Betreft het evenwel iets controversieels als de wapenwetgeving of belastingontduiking, dan beredeneren ze de feiten ineens toe naar hun eigen gevoel daarover, naar hun eigen standpunt.

Het laat zien dat we informatie niet alleen interpreteren met ons brein, maar ook met onze onderbuik en ons gevoel ergens over. Wat we zien als waar heeft – daarnaast – net zo goed te maken met de groep waar we onszelf toe rekenen. Dat blijkt keer op keer in onderzoek naar motivated reasoning.

Niemand is vrij van vooroordelen, dat is menselijk. Maar een vos is zich hiervan bewust. Het geeft de vos ook de nodige bescheidenheid, de gezonde zelftwijfel, die een vos behoedt voor zelfoverschatting.

2. Bekijk het probleem van alle kanten

Een echte vos laat zich niet leiden door zijn eigen vooroordelen, maar kijkt naar de feiten. Probeer dus niet te varen op dat ene tv-interview of krantenberichtje, maar verzamel zo veel mogelijk informatie. Ook als het van een bron komt die misschien niet bij jouw eigen overtuiging past. Of komt uit een vakgebied waar je misschien niet zoveel van weet.

Tegelijkertijd, wees op je hoede als iemand anders met een feit komt dat wel erg goed past bij zijn of haar positie. En neem de tijd, je hoeft niet één-twee-drie ergens iets van te vinden. Als je een probleem van meerdere kanten gaat bekijken, zul je ook zien dat de zaak al snel complexer wordt.

Vossen kunnen goed omgaan met een dergelijke complexiteit. Waar egels graag een passend narratief hebben, erkennen vossen dat de wereld nu eenmaal ingewikkeld is, en veranderlijk.

3. Verander van mening

Philip Tetlock gebruikt dit citaat in zijn boek. Het komt van John Maynard Keynes: “When the facts change, I change my mind. What do you do, Sir?” Het wordt je niet altijd in dank afgenomen als je verandert van mening. Je wordt al snel als onbetrouwbaar gezien. Vreemd eigenlijk. Want dat zou betekenen dat je op een gegeven moment altijd hetzelfde standpunt moet hebben. Ik ben blij dat ik al mijn meningen, die ik had in de pubertijd, niet hoef te verdedigen…

Tetlock vond dat de supervoorspellers – en met name de crème de la crème onder de vossen – niet te beroerd zijn om hun standpunten bij te stellen als dat nodig was. En ze geven ook toe als ze een fout hebben gemaakt.

4. Denk niet in zekerheden

Tot nu toe klinkt het misschien allemaal wat gratuit. Je hebt ergens een gevoel bij, het probleem is complex en de werkelijkheid verandert ook nog eens. Zo kun je toch nooit een uitspraak doen, over iets? Een zekere onverschilligheid ligt op de loer. Maar twijfelen is iets anders dan je schouders ophalen.

Mensen houden in de regel niet van onzekerheid. De mensheid heeft volgens Tetlock lange tijd vooral op twee koersen gevaren: of iets is zo, of iets is niet zo. Dat is logisch als je ziet hoe we vroeger leefden. Of iets is een bedreiging of iets is geen bedreiging. Alleen als iets onweerlegbaar daar tussen in valt, zetten we onze mentale wijzerplaat op: misschien. Toch is misschien juist vaak het goede antwoord.

En wat beslissingen betreft, vergeet niet dat wetenschappelijke kennis ook grenzen heeft. Er is op dit moment iets veel ergers gaande. De pandemie van een wereldwijd instortend economisch en sociaal stelsel. Je kunt belangen afwegen, een knoop doorhakken en dan lijk je een bepaald risico te accepteren. Daarbij spelen dan geen objectieve, maar subjectieve overwegingen een rol. Net als de keuze van het kabinet om juist een strengere koers te varen tijdens de corona crisis. De wetenschap kan daarbij informeren, maar de uiteindelijke keuze is een politieke.

5. Zoek mensen die denken als een vos

Misschien denk je, pfff… wat een werk. Dat klopt, het is best vermoeiend. Om echt een gedegen standpunt te ontwikkelen, moet je jezelf blijven informeren, accepteren dat je van mening kunt veranderen en continu bedenken hoeveel onzekerheid er is.

Heb je geen tijd om dit te doen, ga dan op zoek naar andere mensen die durven te twijfelen. Naar journalisten, wetenschappers, kennissen, waar je veel van kunt leren. Bekijk bijvoorbeeld eens Science Magazine. Bekijk STAT en FiveThirtyEight (met een logo van een vos). Daar krijg ik in ieder geval het gevoel evenwichtig geïnformeerd te worden, zonder dat de stukken mij een bepaalde kant opduwen.

Zoals al eerder gezegd: “Het gaat niet echt om wie ze zijn, maar om wat ze doen”, In het boek Supervoorspellers dat Tetlock en journalist Dan Gardner schreven, worden deze vijf eigenschappen beschreven.

 

Groepsdynamica

Groepsdynamica

De realiteit is dat de wereld wordt gedomineerd door groepen, grote en kleine. Groepsdynamica gaat over de kennis van het conditioneren door groepen. Op het moment dat je begrijpt hoe groepen opereren, begin je ook de wereld om je heen te begrijpen en waarom mensen soms zijn zoals ze zijn.

Kleine groepen

De meeste dingen waar we een afkeer van hebben bij mensen, zie je niet terug bij door HR gehanteerde persoonlijkheidstesten. Onze minpunten komen tot leven in kleine groepen. We lopen bijna dagelijks rond in een kleine groep. We worden allemaal geboren in een kleine groep, in een gezin. We leven er in en we creëren ze. Groepen zorgen op hun manier voor het conditioneren van de mens, de mensheid.

Op het moment dat je in een familie situatie bent, het moment dat je in een groep van vier mensen aan een tafel in een restaurant aan het genieten bent, gelden er andere regels. Die zijn totaal verschillend en ze zijn soms zo anders dat het op een bepaalde manier beangstigend is.

IJdelheid

Wat we moeten begrijpen in de mens is dat we denken dat we bovenaan in de keten staan. De ijdelheid van ons brein is de reden dat we denken dingen te kunnen controleren, alles te kunnen bepalen… Maar de realiteit is dat we gecontroleerd worden door dingen die we niet kunnen zien en waar we geen bewuste toegang toe hebben. De gemiddelde mens heeft geen fundamenteel gewaar-zijn tot die controle mechanismen.

Bedenk wat het is om naar huis te gaan, naar jouw oorspronkelijke familie. Hoe voelde het toen je terug ging naar die omgeving? Denk aan al die dingen die terugkwamen, die je niet leuk vond, waar je een hekel aan had. Aan al die dingen die er ineens weer waren in jouw persoonlijkheid waarvan je dacht dat je ze achter je gelaten had. Die waren ineens weer terug.

En dat de wijze waarop je behandeld werd, niet anders was dan het ooit was geweest. Of je nu 12, 30 of 50 bent en een succesvolle carrière achter de terug hebt, je bent gewoon weer kind van jouw moeder. Ongeacht of je haar nu vertelt dat je weliswaar haar kind bent, maar geen kind meer bent… Dat is precies wat de groepsdynamiek doet, wat kleine groepen doen.

Grote groepen

Als je met familie bent, dan is het heel gemakkelijk om te denken dat jij ze met jouw leven moet beschermen. Iedere ouder wil toch stervaan voor zijn / haar kind? Dat is inherent aan de wijze waarop de groepsdynamiek werkt.

Ga je op in een grote groep, dan zijn mensen zelfs bereid zich op te offeren voor een idee, te sterven voor een idee, te doden voor een idee. Omdat het ondersteund wordt door de energie van de groep  In dat mechanisme ben jij niet jezelf, het is iets wat jou overkomt, het is iets wat gebeurt…

Er is iets verbazingwekkends aan de natuur van menselijk geweld. Als we onze historie bekijken, dan zijn we killer monkeys. We vreselijke slagers en we hebben van alles gedood, elk dier, zelfs onszelf. Je ziet dat niet terug in de  HR-testen, maar je ziet het wel terug bij grotere groepen.

Omdat juist grotere groepen in staat zijn om te zeggen: “Het is tijd om ten strijde te gaan, het is tijd om op te staan en te gaan vechten voor onze bloedlijn, onze gene pool, onze toekomst”. En een normaal individuele persoon, die dat niet noodzakelijk in zich heeft, kan heel gemakkelijk meegevoerd worden.

Familiegevoel

Het is net als de verhalen uit welke oorlog dan ook. Het is zo gemakkelijk om te denken dat je individuen kunt beschuldigen voor wat ze gedaan hebben. De meest onschuldige omstander kan geheel ingepakt worden door de dynamiek van een groep, omdat dat juist de kracht is van een groep.

We trainen onze soldaten toch ook niet één-op-één? We trainen ze in groepen, in packs. We trainen ze in mechanismen zodat ze op elk niveau gecontroleerd kunnen worden. En dat nog voor lief nemen ook omdat de groep ze automatisch het gevoel geeft tot een familie te behoren, ergens bij te horen. Je wordt in de training automatisch geïntegreerd met anderen en het verbindt je op het mentale vlak met anderen.

Downgrading

Jouw individualiteit, jouw uniciteit, dat is niet wat een groep wil. Het is net als het werken in een organisatie. Je zult moeten werken conform hun regels en dat is dan ook de enige wijze waarop je succes kunt boeken. Het spel spelen zoals gevraagd wordt. Het is de groep die jou conformeert en homogeniseert.

Onder het homogeniseren wordt je verteld hoe goed dat voor je is. Het klassieke voorbeeld zijn de Japanse productiebedrijven in de jaren ’70. Toen deze de wereld veroverden, was iedereen gefascineerd hoe ze dat voor elkaar kregen. Als je daar naar keek, ze hadden de meest perfecte groepswerkers die je ooit gezien hebt. Hun werk was hun familie, hun familie was hun werk. Daar leefden ze hun leven, ze gaven alles voor hun werk. Ze vormden een eigen regiment, werden zo gecontroleerd en hielden er van, want het was hun familie. Dat is de typische dynamiek van een grote groep…

Gangs

Denk ook eens aan al die jonge gasten die de gangs ingesleurd worden. Het zijn vaak nog kinderen. Ze zijn niet slecht. Ze willen graag bij een groep horen en de groep zegt: “We rijden de straat af en schieten op mensen voordat je mag toetreden tot de gang”.

En zo’n aardige jonge gast wil bij die familie horen. Het geeft hem het gevoel alsof hij een plaats kan hebben in die unit, dat er een toekomst is voor hem. Dat er voor hem gezorgd gaat worden, dat er een familie is voor hem. Dat antwoord krijg je ook van jongens die al langere tijd bij een gang zitten. De gang is hun familie, natuurlijk met die typische familie-hiërarchie. Dat is wat de dynamiek van een grote groep doet. Het punt is deze dynamiek, het mechanisme in groepen, te begrijpen…

 

 

 

 

Teamwork

Teamwork

De omgeving en context waarin veel organisaties heden ten dage opereren wordt zo complex en veranderlijk, dat deze door individuen alleen eigenlijk niet meer te overzien en te hanteren is. Teamwork krijgt hierdoor een steeds belangrijke en bepalendere rol in organisaties. Veel organisaties realiseren zich dit en investeren dan ook behoorlijk in de samenstelling en de ontwikkeling van hun teams.

Houden organisaties evenwel ook voldoende rekening met de schaduwkanten van teams? We weten al jaren dat disfunctionele directie of management teams een behoorlijke impact kunnen hebben op de kwaliteit van besluitvorming en het reilen en zeilen van een organisatie. Toch bouwen we in de praktijk maar weinig mechanismen in om de risico’s hierop te beperken. Met de toenemende onzekerheid, volatiliteit,  complexiteit, ambiguïteit en druk waarmee veel teams te maken hebben, kunnen we ons dat eigenlijk niet permitteren.

Teams

Teams hebben een interessante uitwerking op ons mensen. Ze appelleren aan ons verlangen ergens bij te horen. En dus ook op onze angst om er buiten te vallen. Ze triggeren ons verlangen om gezien en erkend te worden. En daarmee ook onze angst om er niet toe te doen.

Idealiter voelen leden van een team zich met elkaar verbonden en is er een positief en gezamenlijk beeld van het team. Dit maakt dat leden blij zijn lid te zijn van het team. Tegelijkertijd hebben de leden ook nog voldoende binding met de buitenwereld, waardoor ze worden geïnspireerd, nieuwe ideeën en energie verkrijgen en zo nu en dan een reality check opdoen.

Los zand

In de praktijk kom ik soms ‘los zand’ teams tegen. Teams die niet aan het ideaalplaatje voldoen. Er is weinig binding en betrokkenheid bij elkaar en het team krijgt nauwelijks iets van de grond. Energie lekt weg en initiatieven van teamleden om dit aan te kaarten, lopen op niets uit. Leden kiezen er – bewust of onbewust- voor om niet te investeren in het team en hun lidmaatschap.

Soms is dat vanwege de onduidelijke teamdoelstellingen, een gebrek aan purpose, tegenovergestelde belangen of domweg .. tijdsgebrek. Soms ook omdat mensen, op basis van de eerder genoemde sociale behoeften en angsten, het onbewust als risico ervaren om zich te committeren aan het team. ‘Los zand’ teams dragen weinig tot niets bij aan de organisatie, vormen daarmee een risico en vragen om gerichte aandacht.

Hechte teams

Toch dient een organisatie zich meer zorgen te maken over een andere verschijningsvorm van teams. Over een ‘hecht’ team. Dit soort teams kent in de regel juist veel cohesie en er spelen sterke groepswaarden en normen. Bijvoorbeeld: ‘Wij kennen onze markt en klanten door en door, zijn al jaren succesvol als managementteam en we hebben anderen niet nodig om ons te vertellen wat goed is voor onze organisatie”.

Wanneer een ‘hecht’ team druk van buitenaf ervaart, sluiten zich de gelederen. Meningen vanuit de buitenwereld worden niet geapprecieerd, komen minder binnen of krijgen binnen het team een gekleurde betekenis. Het team lijdt veelal aan overschatting van zichzelf, lijkt blind en doof voor kritische signalen en geluiden.

De leden ervaren het team vaak als beklemmend, maar voelen zich te afhankelijk om tegen de groepsnorm in te gaan. Het belang van eensgezindheid weegt zwaarder dan de kwaliteit van de besluitvorming. Het is een bekend mechanisme, ook wel Group Think genoemd. Juist in deze tijd speelt dit mechanisme – veel vaker dan we denken – een rol in directie of management teams en in project teams.

Remedies

Dit soort teamprocessen zijn soms zo dwingend, dat we ons daar maar moeilijk uit kunnen ontworstelen. Tegelijk is het van belang de invloed van deze processen serieus te nemen en mechanismen in te bouwen om die invloed te verkleinen.

Door bijvoorbeeld bij belangrijke besluiten eerst tot individuele standpunten te komen en deze vervolgens pas daarna gezamenlijk te bespreken. En vooral door regelmatig – bij voorkeur individueel en in de ‘buitenlucht’ – te reflecteren op het functioneren van het team en hier indien nodig op in te grijpen. Bijvoorbeeld ook door regelmatig externe deskundigen uit te nodigen in het team. Vreemde ogen dwingen …soms, nietwaar?

Een gezond team

Een gezond team kent heldere grenzen die zorgen voor binding en cohesie, maar die ook poreus genoeg zijn om invloeden van buitenaf binnen te laten. Een gezond team weet hoe elk teamlid denkt, hoe ze besluiten neemt en wat de sterke maar ook de zwakke kanten van het team zijn. Dat tezamen vraagt om een continue ‘helicopter’ aandacht. Zo bouwen we teams die organisaties verder helpen, strategisch weloverwogen beslissen, projecten succesvol afronden, juist in deze tijd!

De 12 Succesfactoren voor Overheidsprojecten

De 12 Succesfactoren voor Overheidsprojecten

Wat is het dat grote projecten zo vaak als een prachtige vuurpijl opkomen – waarbij iedereen ahhh en ohhh roept – en dan stilletjes uitdoven? Wat maakt dat projecten compleet uit de bocht vliegen? Wat maakt dat grote projecten regelmatig de kranten halen vanwege bijna hilarische, grote tijds- en budgetoverschrijdingen?

Bouwblunders

Met name overheidsprojecten leveren flagrante voorbeelden op. Overschrijdingen – bouwblunders – die de gewone burger niet begrijpt. Pure geld-over-de-balk smijterij, veroorzaakt door onwetendheid, onkunde, te hoge ambities en verwachtingen, slechte voorbereidingen, een politieke, bestuurlijke desinteresse en dientengevolge een gebrek aan aansturing en mismanagement.

Het komt vooral omdat bij de overheid niemand op tijd durft te zeggen: “Ho, stop!”. Voorbeelden zijn vooral de grote IT/ICT projecten, automatiseringsprojecten (UWV: kinderbijslag en AOW uitkeringen), bouwprojecten (tunnel A73), bereikbaarheid en leefbaarheid projecten (de Zuidasdok), nieuwe systeem ontwikkelingen (gemeentelijke basisadministratie, systeem in de tunnel A73). We kunnen nog wel even doorgaan …

De 12 Succesfactoren voor Projectsucces

Vanuit historisch perspectief en ruim beschikbare praktijkervaring kunnen we een zevental regels – Succesfactoren – opstellen om tot een zo goed mogelijk projectsucces te geraken.

Verantwoordelijkheid

In de afgelopen jaren is steeds duidelijker geworden dat de overheid grote, steeds veranderende opdrachten geeft, en dat bedrijven die zonder morren uitvoeren. De eindverantwoordelijken ontdekken pas veel te laat dat hetgeen ze oorspronkelijk hebben besteld, niet naar wens werkt.

Reden is maar al te vaak dat als een opdracht eenmaal is verstrekt, de belangstelling bij verantwoordelijke ministers en hoge ambtenaren wegzakt. Lagere ambtenaren kunnen het verder opknappen. En die blijven aanmodderen totdat het op een gegeven moment echt niet meer gaat …

Leiderschap en coördinatie

Van een projectleider wordt verwacht dat hij / zij leiding geeft aan het project. Dat deze de richting aangeeft en op cruciale moment ook knopen doorhakt. Daar worden projectleiders voor opgeleid. Vanuit de overheid wordt de projectleider vaak geduwd in een coördinerende rol. Een rol waarin hij / zijn de Leider – lees de dan verantwoordelijke overheidsdienaar – assisteert met het aanleveren van informatie, gegevens, keuzemogelijkheden en beslismomenten. Helaas laten Leiders het maar al te vaak al heel gauw afweten en vertrekken ze met de spreekwoordelijke Noorderzon.

Scope

De scope van een overheidsproject is vaak onduidelijk. Het oorspronkelijk idee / plan was heel helder en duidelijk en lovenswaardig. Maar, om het plan te laten slagen is in de meeste gevallen de medewerking van andere overheidsinstellingen en instanties nodig. En – als die maar even ruiken dat een pan succesvol kan zijn – dan springen die maar al te graag op de bagagedrager om mee te kunnen fietsen. Voordat je het weet is een plan dan eigenlijk overbeladen en te zwaar geworden om nog fatsoenlijk van de grond te krijgen.

De arme projectleider moet dan maar proberen er wat van te maken, vele ballen in de lucht houden en veel touwtjes aan elkaar knopen. Het is niet voor niets dat men zegt dat projectmanagement zowel een kunst als en kunde is ..

Twee koplampen

Dan de 2 Koplampen. Er zijn twee koplampen nodig om “het schip veilig de haven binnen te loodsen”. De eerste is een dedicated opdrachtgever die boven op het project zit. Die serieuze eigenaarschap uitoefent en knopen durft door te hakken. Die voldoende resources (mensen en middelen) tot zijn / haar beschikking heeft om tegenslagen op te kunnen vangen.

De tweede koplamp is een projectteam dat ‘het kunstje’ al eens eerder heeft gedaan. Die daarmee kennis en ervaring heeft opgedaan met dit type projecten. Die praktisch, intuïtief en wijs weet te handelen daar waar het nodig is. Een team dat samenwerken en kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. Een team ook die weet wanneer ‘vers’ bloed nodig is om succesvol verder te gaan.

Nut en Noodzaak

Een project begin je niet zomaar. Een project is “a journey people embark on”. Je gaat gezamenlijk op pad en weet soms niet wat je allemaal tegenkomt. Het kan een tocht worden met veel hindernissen, onverwachte tegenslagen, risico’s die onderschat zijn. Dan is de beste wegwijzer die wijzer die aangeeft wat het (oorspronkelijke) Doel was, wat Nut en Noodzaak van het project was, wie opdrachtgever is – “wie betaalt, bepaalt”, nietwaar? – en wie de ontvanger van al het moois mag zijn. Als de ontvanger van het eindresultaat van het project geen Nut en Noodzaak zien of herkennen, dan is het hele project in wezen op drijfzand gebouwd..

Afstemmen is cruciaal

Afstemmen is cruciaal. Het is juist in de context dat veel mis gaat tijdens de projectuitvoering. Dat heet: afstemmen met diegenen die uiteindelijk gebruik gaan maken van de resultaten van het project is een must. Afdoende afstemmen en overleggen met derden waar het project ‘technisch’ en ‘economisch’ van afhankelijk is zoals systeem-eigenaren, grondbezitters, kabelaars, ‘omwonenden’, financiers, etc.; dat bleek in het verleden maar al te vaak cruciaal.

Aandacht voor en afstemmen met ‘juridische kaders’. Denk aan de wetgeving (bestaand en toekomstig), de vereiste vergunningen, (provinciale, gemeentelijke) vergunningen, ‘noodzakelijke’ processen en procedures, etc. Het is eens te meer gebleken dat het project-pad op tijd effenen en gereed maken voor haar komst is een kunst op zich …

KISS

Een veelgebruikte acroniem bij projecten is KISS: Keep It Simple, Stupid. Juist bij grote, complexe, dynamische projecten is het zaak om het ‘simpel’ te houden. Om het project als het ware ‘grijpbaar’ te houden. Om ook met kleine, behapbare, ‘mens-maat’ stappen vooruit te gaan, met stappen die betrokkenen ook kunnen vatten.

De ervaring leert daarbij dat het vaak al moeilijk genoeg is om één innovatie in het project te realiseren, laat staan twee of meerdere. Dat is bijna vragen om een catastrofe.

Bij glorend succes wordt het nog moeilijker om het project eenvoudig te houden. Dan komen de ‘bagage-springers’ om de hoek kijken. Mensen die graag – en liefst gratis – op de bagagedrager mee willen fietsen. En – uiteraard – hun eigen ‘ding’ willen inbrengen. Het project daarmee alleen maar ingewikkelder, kwetsbaarder en fout-gevoeliger makend.

Het meest fnuikend voor een project is de vraag naar “connectivity”. Naar een koppeling met andere systemen. Naar bestaande systemen die uiterst ingewikkeld, groot en ambigu zijn – helaas vaak ook aardig verouderd – en daarmee om een complexe aansluiting vragen. Een grotere garantie voor een falen is er niet. Dat geldt niet alleen voor ICT projecten maar ook voor bouw en infrastructurele projecten. Zoals het ongebruikte tunnelsegment, bestemd voor een nooit gebouwde Oost/West metrolijn onder metrostation Weesperplein in Amsterdam …

Faseren

In een VUCA-wereld met een toenemende onzekerheid, complexiteit, turbulentie, snelle veranderingen, dynamiek, verstoringen, hypercompetitie, snelheidsmarkten, flux, … is het zaak om op tijd stil te staan en te reflecteren. Om – per fase – grondig te bezien of de oorspronkelijke project-premissen nog wel kloppen. Of de doelen en doelstellingen, de vooronderstellingen en de aannames, de context en stand van zaken qua ontwikkelingen, nog overeind staan c.q. hetzelfde zijn als bij aanvang.

Eén van de belangrijkste kenmerken van projectmanagement betreft het indelen van een project in ‘fatsoenlijke’ fasen. Hier wordt ervoor gepleit om het gebruikelijke “Go – No Go” principe aan het eind van elke fase om te draaien naar een “No Go – Go” principe: “We gaan niet verder tenzij …”. Ergo: altijd “No Go” en alleen een ‘Go” als alle betrokken partijen akkoord kunnen gaan met een voortzetting van het project …

Resources

De vijfde Gouden Regel betreft het hebben van voldoende resources (mensen én middelen). Een project brengt altijd iets nieuws mee, en onverwachte, onvoorziene zaken. Zaken dus die niet te voorspellen zijn en daarmee ook niet te plannen en te budgetteren zijn. Een budgettaire (sluit)post Onvoorzien van 15-30% is niet ongewoon bij projecten met een hoge innovatiegraad of een grote mate van onbekendheden. Een opdrachtgever die niet voldoende resources tot zijn/haar beschikking heeft, is bij voorbaat gehandicapt. En soms volslagen kansloos bij grote tegenslagen.

Het heeft vele doorgewinterde projectmanagers altijd verbaasd dat het getal Pi – wat gewoonlijk alleen gebruikt wordt bij het berekenen van de oppervlakte of omtrek van een cirkel – opduikt als het overschrijdingspercentage van hele grote infrastructurele of culturele bouwprojecten en bij de bouw van hele grote IT/ICT systemen.

Time management

Een plan waarin redelijk gedetailleerd staat wat en wanneer er iets moet gebeuren is een must. Het is niet voor niets dat vele opdrachtgevers uit de overheid klagen over een trage start. Deels is dat aan henzelf te wijten, want wat zij hadden bedacht en na vele moeizame vergaderen hadden beslist, had gisteren klaar moeten zijn.

Deels heeft een trage start ook te maken met de onduidelijkheid aan het begin  over wat er precies moet gebeuren. Het (nieuwe) team heeft een koude start, moet nog warmlopen voor het project en wil graag weten wat er zoals te doen staat. De communicatie daarover is cruciaal.

Een wekelijkse team meeting – ook om de werkzaamheden te bespreken en de bestede uren te checken – is een absolute noodzaak om de zaak aan de gang te krijgen. Een A-4 met: 1. wat hebben we afgelopen week gedaan, 2. wat gaan w komend week doen, 3. wat zijn de te verwachten problemen en 4. hoe gaan we die oplossen is een aardig format om te bespreken. 

Change management

Projecten hebben altijd te maken met innovaties en met onverwachte zaken / dingen. Ergo, het oorspronkelijke plan zal in de loop der tijd meerdere keren een wijziging ondergaan. Het goed bijhouden van die veranderingen is weliswaar een noodzaak, maar vaak aan niemand opgedragen. En dus zou niemand verbaasd moeten zijn als naderhand blijkt dat de documentatie over het project rammelt en incompleet is.

Wat is er ‘af’ als het project af is …

Als het project klaar is , wat is er dan afgerond? Wat dient er dan afgerond te zijn, of wat dient gereed en werkend zijn? Het kan zijn dat bij het begin van een project daar een duidelijk beeld van was, maar dat tijdens het project de zaak aan het verschuiven is gegaan. Voortschrijdend inzicht. Inzicht dat er ook voor zorgt dat het beeld van het eindresultaat is gaan verschuiven. Overleg en het continu afstemmen over het eindresultaat is cruciaal om aan het einde geen teleurstellingen te verkrijgen.

De-mist-ificeren …

Een project kan altijd de mist in gaan. Oorzaken kunnen conjunctureel van aard zijn, maar de historie leert dat juist de – hierboven vermelde – niet-conjuncturele oorzaken maar al te vaak er voor zorgen dat projecten de mist in gaan. Het in acht nemen van de 12 Gouden Regels zou daar een ferme wending in kunnen geven, en moeten voorkomen dat projecten de mist in gaan …

De vier Elementen

De vier Elementen

De vier elementen vormen volgens het Boeddhisme een beschrijving van de materiële, fysieke wereld. Ze vormen ook een model waarmee je naar de onderlinge communicatie en interacties kunt kijken.

De basis-elementen

De fysieke wereld is slechts water, aarde, lucht en vuur. Ze zijn aan verandering onderhevig en puur natuurlijk en daarmee niet persoonlijk, niet van jou, niet van een ander. Ze vormen ook een model – een bril – waarmee je naar de werkelijkheid kunt kijken.

Indien je de beschrijving van de vier elementen toepast op jouw perceptie van de wereld, dan kun je langzaamaan een objectieve kijk op de wereld en op anderen krijgen. Meestal heeft bij een persoon één element de overhand, twee zijn aanwezig en ontbreekt er één element…

Water

Eigenschappen Water: emotioneel, betrokken, warm, gevoelig, kwetsbaar, gezellig, verzorgend, inlevingsvermogen, meelevend, vredelievend, spiritueel, verlangen, weten door voelen, ziel, onbewust, onderbewust, verborgen, overmatig, geloof, verdriet, over-emotioneel.

De watermens heeft een afwachtende en observerende instelling. Bij het element water ligt het accent op hoe dingen aanvoelen en bevallen. Een sterke fantasie, verbeeldingskracht en gevoelsmatige betrokkenheid bij wat men meemaakt zijn dan ook kenmerkend voor dit element.

De zwakke kant ervan komt tot uiting in een tendens om het gevoel over het verstand te laten heersen. Dit kan leiden tot een gebrek aan objectiviteit en een gemis om emotioneel afstand te doen van dingen.

Water stroomt en neemt de vorm aan van zijn omgeving. Watermensen hebben een grote behoefte aan omgang met anderen. Zij vertrouwen op hun gevoel en kunnen de sfeer en stemming van anderen meteen aanvoelen.

Zij beschikken over een enorme verbeeldingskracht, genegenheid en mededogen. Watermensen zijn ontzettend gevoelig en kwetsbaar. Dit soort mensen vindt het soms moeilijk zelfstandig te blijven. Vaak trekken ze zich terug in zichzelf om te voorkomen dat ze gekwetst worden.

Mensen met een teveel aan water, kunnen zich te afhankelijk opstellen in relaties. Ook kunnen ze overgevoelig zijn en zich te veel met anderen bemoeien en schaamteloos sentimenteel zijn.

Bij een gebrek aan het element water, is de kans groot dat iemand aan het belang van het gevoelsleven voorbijgaat en deze persoon kan zich moeilijk inleven in de behoeften van anderen.

Aarde

Eigenschappen Aarde: nuchter, met beide benen op de grond, afwachtend, praktisch, doortastend, ordelijk, betrouwbaar, trouw, concreet, realistisch, rustig, gestructureerd, geordend, materialistisch, maar ook komma neukerij en spijkers op laag water zoeken.

Het tastbare lichaam is voor de aardemens de belangrijkste realiteit. De aardemens beziet de wereld vanuit zijn lichamelijke zintuigen: de tastbare zichtbare en hoorbare realiteit. Bij vuur gaat het voornamelijk om het ontdekken dat er iets is, bij aarde meer om het vaststellen van wát er is. Hij hecht veel waarde aan de werkelijke ervaring dan aan een theoretische beschouwing. De psychische functie die bij aarde hoort is de gewaarwording.

Aardemensen zijn vastberaden, volhardend en geduldig in het nastreven van doelen. Hun inspanningen willen ze graag beloond zien met concrete resultaten. De aardemens wil zich nuttig en/of verdienstelijk maken.

Aardetypes vinden het belangrijk om zich veilig te voelen en vandaar dat velen van hen vrij materialistisch kunnen zijn. Zij kunnen uitstekend overweg met verantwoordelijkheden in het leven en financiën.

De aardemens gelooft alleen in dingen die echt zijn. Op deze wijze is dit element ook geneigd om met de geestelijke realiteit om te gaan. Aarde gelooft vaak niet in dingen die niet in een zichtbare en concrete vorm te gieten zijn en wanneer dit wel het geval is manifesteert het zich vaak als een soort kinderlijk bijgeloof. Het geeft de voorkeur aan wat degelijk is en wil de dingen het liefst hard maken. Aarde is dus minder goed toegerust op de niet-tastbare kanten van het bestaan en is in die zin astrologisch gezien een soort tegenpool van Vuur.

Er is een heleboel overredingskracht voor nodig om een aardemens van richting te doen veranderen. Dat is ook de reden waarom ze soms goede kansen kunnen mislopen en niet snel risico’s zullen nemen.

Mensen met een zwakke aanleg in het element aarde, gaan makkelijk voorbij aan hun lichamelijke behoeften of zijn heel onpraktisch.

Lucht

Eigenschappen Lucht: denken, optimisme, contact vaardig, taalvaardigheid, het vermogen om verstandelijk en contactueel verbanden te zien en dingen te beredeneren, objectief, rationeel, communiceren, theoretiseren, abstraheren, flexibel, mentale vrijheid, maar ook proefballonnetjes, luchtfietserij en verantwoordelijk voor “vuurpijlen in de lucht”…

De denkwereld, de theorie en verstandelijk te vatten contacten vormen voor de luchtmens de werkelijkheid, zoals voor vuur de wereld van de mogelijkheden en voor aarde de tastbare realiteit de werkelijkheid vormen.

Voor een luchtmens is communicatie en het uitwisselen van ideeën van cruciaal belang. Deze mensen kunnen samenwerken met anderen en objectief blijven in moeilijke situaties. Luchtmensen leggen graag verbanden tussen hun ervaringen en weigeren zich alleen maar te laten leiden door hun gevoelens of intuïtieve reacties.

Net als de vuurmensen zijn de luchtmensen actief, initiatief nemend en naar buiten tredend ingesteld. Luchtig is in zoverre anders dan vurig dat lucht niet een intuïtieve, maar de wereld benadert vanuit een verstandelijke en contactuele instelling. De luchtmens wil zo objectief mogelijk de wereld verbindingen leggen tussen de waarneming en de kennis.

Dit sluit gedeeltelijk aan op de aardemens, die alleen het bestaan van feiten en objecten constateert maar niet zoals de luchtmens abstracte verbindingen legt. Het in abstracte zin met elkaar verbinden van dingen, de logica en de theorievorming, is een typische luchtaangelegenheid.

In de westerse maatschappij is het denken belangrijk. We hebben ons hele leven erop ingericht. We gaan naar school, we proberen diploma’s te halen en we nemen iets voor waar aan, wanneer het bewezen kan worden.

Met onze gedachte kunnen we ordenen. Het ordenen is nodig om overzicht te krijgen. Wanneer we dat overzicht hebben, kunnen we goede beslissingen maken. Beslissingen nemen, overzicht hebben en ordenen horen bij het element lucht. Wanneer jouw wereld chaotisch is en jij geen beslissing durft te nemen, zoek dan naar de kracht van het element lucht. Het element lucht helpt je om helder te denken.

De zwakke kant van het luchtelement is het gebrek aan gevoel. Het voelen is voor het element water juist de sterke kant. In die zin zijn lucht en water, net als vuur en aarde, astrologisch gezien tegenpolen. Wordt het element lucht te sterk benadrukt, dan is het mogelijk dat zij geen beslissingen durven / kunnen nemen omdat zij alle mogelijkheden overzien…

Mensen met een tekort aan lucht, kunnen moeilijk onbevooroordeeld denken. Ze kunnen zich niet gemakkelijk uiten en anderen begrijpen hen misschien verkeerd. Zulke mensen moeten inzicht in zichzelf krijgen door te luisteren naar de kritiek of weerwoord van anderen.

Vuur

Eigenschappen Vuur: initiatief nemend, vurig, onbegrensd, vrijheidslievend, fantasierijk, avontuurlijk, egocentrisch, naïef, optimistisch, expressief, zelfvertrouwen, enthousiast, moedig, levenslustig, actief, wilskrachtig. We vergeten wel eens de ultieme kracht van vuur, vuur dat alles en iedereen kan verschroeien en platbranden…

Iedereen heeft een innerlijk vuur. Het innerlijke vuur geeft je levenskracht. Dat innerlijk vuur is goed te voelen, wanneer je geïnspireerd raakt. Je wilt dan vol passie en overgave er aan toegeven. Die passie en overgave komt van binnenuit, vanuit je vuur.

Vuurmensen kunnen anderen met hun energie aansteken. Zij vinden het heerlijk om met iets nieuws te beginnen. Ze genieten van de spontane dingen in het leven. Hun optimisme vormt een inspiratiebron voor iedereen om hen heen. Door hun positieve manier van denken, komt alles over het algemeen ook goed.

Vuurmensen hebben een uitlaatklep nodig voor hun creatieve vermogens. Ze moeten zelfstandig zijn. Diegenen bij wie het element vuur zwak is in aanleg, hebben waarschijnlijk een gebrek aan zelfvertrouwen en vinden het moeilijk om zich staande te houden tegenover andere mensen. Ze schijnen het gevoel te hebben dat ze altijd naar anderen moeten kijken voor inspiratie en voelen zich vaak geïsoleerd van de ware dingen van het leven.

Wat men vuur zou kunnen verwijten is een gebrek aan werkelijkheidszin en een zekere mate van egocentrisme en ondoordachtheid. Een te grote nadruk op het element vuur kan ertoe leiden dat het gedrag van een persoon wordt beheerst door zijn ego. Een dergelijk iemand moet ten alle tijden in het middelpunt van de belangstelling staan en stort zich in nieuwe ondernemingen zonder rekening te houden met de gevolgen.

De psychische functie die bij vuur hoort is de intuïtie. Een vuurmens is intuïtief ingesteld, d.w.z. ingesteld op het plotseling en onberedeneerd doorzien van dingen.

Vier functionele stoffen

Het lichaam – en daarmee qua analogie ook een organisatie –  heeft in wezen vier ‘grondstoffen’ nodig om ‘gezond’ te kunnen functioneren:

  • brandstof >> ‘suikers’ >> voor de broodnodige (bewegings-)energie
  • bouwstoffen >> vetten en koolhydraten >> voor de (op)bouw van het lichaam
  • vloeistoffen >> ‘water’ >> voor het transport en de verdeling van stoffen
  • lucht >> ‘zuurstof’ >> als ‘levens’-energie en energiebron / katalysator van de vele (inwendige) processen

Aan de geïnteresseerde lezer wordt overgelaten de analogie voor organisaties te ‘ontwikkelen’ c.q. te ‘ontdekken’.
Wij vernemen die graag…

 

 

 

De Waardekaart

De Waardekaart

Competenties, informatie en moderne technologie zijn tegenwoordig gewoon te koop. De vaardigheid om waarde te ontwikkelen en te leveren zal van doorslaggevende betekenis worden. Daarvoor is creatief en innovatief denken nodig.

Traditioneel

Onze traditionele denkgewoontes kunnen volgens De Bono aanzienlijk verbeterd worden. Traditioneel heeft denken alles te maken met analyseren en beoordelen. We gaan dan uit van standaard-situaties en passen dan standaard-antwoorden toe.

Strategie

In veel gevallen lijken directies en management te werken op basis van onderhoud en het oplossen van problemen. Dat betekent doorgaan met wat je doet en problemen oplossen als die zich voordoen. Hieraan kunnen worden toegevoegd visies, overnames en imitatiegedrag. Als een ander bedrijf succesvol innoveert, dan kom je met jouw eigen versie van die innovatie. Wie durft te stellen dat dat geen succesvolle strategie is?

Maar, iets wat het ene ogenblik bevredigend lijkt, is dat het volgende ogenblik misschien niet meer. Ondernemingen die zich tevreden stellen met het uitvoeren van onderhoud en het oplossen van problemen functioneren misschien ver onder hun kunnen.

In de huidige, dynamische en turbulente wereld is dat niet meer voldoende. Je kunt het verleden dan wel analyseren, voor de toekomst dien je een visie te ontwikkelen.

Denken over waarden

De waardekaart laat zien hoe er gedacht wordt over de waarden op een bepaald terrein. De kaart is subjectief, maar dat geldt sowieso voor het inschatten van waarden aangezien die inschatting naar de toekomst verwijst en daarover bestaat geen zekerheid.

De kaart stelt ons ins staat waarden vast te stellen zodat iedereen telkens weer naar kan kijken. De kaart is een manier om het denken zichtbaar te maken. 

Vaardigheden

Wanneer alles koopwaar wordt – competenties, informatie en moderne technologie zijn gewoon te koop – zal de vaardigheid om waaide te ontwikkelen en te leveren van doorslaggevende betekenis worden. Daarvoor is creatief en innovatief denken nodig.

Het is dus niet langer voldoende dat een individu competent en geïnformeerd is en met een computer om kan gaan. Deze vaardigheden vinden werkgevers vanzelfsprekend. Om carrière te maken, moeten we waarde toevoegen aan wat we te bieden hebben. Want als alles koopwaar wordt die beschikbaar is voor iedereen, wat zal dan nog het verschil maken?

Gedetailleerde kaart

De waardekaart biedt een gedetailleerd beeld van de verschillende waarden. Elke zijde van de zeshoekige waardekaart staat voor een één van de waarde-insignes. Vanuit het midden van de zeshoek tot aan de buitenkant doorloop je vier niveaus. Die staan voor een gradatie van de waarden.

De krachtigste waarden staan in het midden van de zeshoek en de minder belangrijke waarden staan verder naar buiten. Dat geeft aan dat er sprake is van een meer of minder nauwe relatie.

Een lijst maken

De getallen op de kaart verwijzen naar de getallen op een lijst. Zo verwijst bijvoorbeeld het getal 8 naar item 8 op de lijst.

Het handigst is vaak om je eerst op een insigne te concentreren en uitgaande daarvan de verschillende niveaus van waarde te doorlopen. Je zou je kunnen concentreren o de Glazen waarden . Wat zijn de krachtigste, sterke Glazen waarden (+4), wat de heldere en duidelijke (+3), wat de zwakkere of mindere (+2), wat de weinig relevante of de indirecte (+1)? Komen er ook negatieve Glazen waarden voor? Die markeer je met een stip ervoor.

Wanneer op een bepaald punt meer informatie nodig is, kan een vraagteken worden geplaatst bij het desbetreffend getal op de kaart. Daarna worden de antwoorden op de lijst ingevuld. Hetzelfde doe je voor elke andere waarde-insigne.

Je zou ook eerst alleen naar de sterke waarden kunnen kijken en deze invullen op de desbetreffende insigne. Vervolgens kun je doorgaan naar de duidelijke waarden en opnieuw ga je rond. Zo ga je door totdat je alle waarden hebt gehad.

Een aparte lijst maken

Het is ook mogelijk een afzonderlijke, aparte lijst voor elke insigne op te stellen, zodat alle waarden die met die insigne verband houden in één oogopslag gelezen kunnen worden.

Individuele personen kunnen op die manier hun scores onderling vergelijken. een gezamenlijke bespreking van elk naar voren gebrachte waarde kan een meerwaarde hebben.

Het eerste deel van een mogelijke lijst wordt hier aangegeven . De lijst verwijst naar de getallen in de waardekaart. De organisatie waarvan hier de waarden worden onderzocht is een fictieve hamburgerketen die alleen lichte voorgerechten serveert. Klanten kunnen net zoveel of zo weinig bestellen als ze willen.

In deze lijst is het belang van de waarde tussen haakjes aangegeven:

  1. Sluit goed aan bij een dieet en bewuste voeding (4)
  2. Potentieel een sterk merk in een stabiel marktsegment (4)
  3. Starters zijn vaak koude gerechten, waardoor er minder gekookt hoeft te worden en er minder verspilling is (3)
  4. Veel meer keuze dan bij traditionele hamburgerketens (2)
  5. Er is mogelijk meer geschoold personeel nodig vanwege de verschillende schotels (-2)
  6. Het is moeilijk een evenwicht te bewaren tussen de verschillende schotels. Het gevaar is een teveel of te weinig voorraad (-1)
  7. Aantrekkelijk wanneer je meer variëteit wilt dan bij de doorsnee hamburgertent (1)
  8. Het is voor het personeel motiverende met uiteenlopende schotels te werken (4)
  9. Het personeel moet omgaan met verwarring bij klanten en er zouden meer klachten kunnen komen (-2)
  10. Levert het personeel meer prestige op (1)
  11. Ook het personeel kan gezonder eten (1)
  12. etc.